Mudarse de oficina no es una tarea sencilla, si bien es cierto que puede llegar a ser una actividad bastante emocionante, también es cierto que genera estrés e incertidumbre, sobre todo en lo concerniente a las expectativas reales de los empleados que hacen vida activa en ese lugar.
Para entender esta realidad debemos hacer una clara diferenciación entre los objetos típicos de una oficina, como por ejemplo los muebles, sillas, escritorios y computadoras, y separarlos de los procesos organizativos o el trabajo propiamente dicho que desempeña dicha oficina.
Bajo este contexto, resulta muy útil entender cómo funciona nuestra oficina y tomar en consideración una serie de elementos antes de proceder con la mudanza, entre los que se incluyen, horarios laborales, flujos de trabajo, expectativas de los empleados, facilidad de acceso para los proveedores y clientes, periodo de ajuste, calidad de la nueva infraestructura, servicios disponibles, entre otros.
La mudanza de oficina y sus etapas
En algunas ocasiones, mudarse de oficina puede ser un proceso más complejo que mudarse a una nueva vivienda, y esto básicamente se debe a que en una oficina convergen múltiples intereses, tanto individuales como colectivos, representados por los empleados, los dueños, los proveedores y los clientes, además está implícito el factor laboral, así como los procesos organizativos que allí se ejecutan.
Por esta razón, a continuación te mencionaremos una serie de pasos que te permitirán realizar una mudanza de oficina de manera exitosa:
La planificación
La planificación es un factor determinante para mudarse de oficina, sin ella el caos reinaría, por ello, es recomendable comenzar a planificar las actividades con 6 a 12 meses de antelación.
En esta fase hay que realizar un listado de las cosas necesarias para comenzar la mudanza, documentarlas y guardarlas. Así mismo es importante organizar la documentación clave, entre los que se incluyen contratos, registros, auditorías, etc.
Por otra parte, se debe crear una campaña de comunicación para notificar la mudanza; en este punto sería muy útil crear un correo electrónico detallando los aspectos de la misma, así como también realizar un video explicativo donde se exponga los motivos por la cual se piensa cambiar de lugar.
Dentro de esta primera fase, es conveniente hablar con los empleados de forma directa, de esta manera podremos saber qué piensan y cuáles son sus inquietudes al respecto, además podremos aprovechar la mudanza para cambiar algunas cosas que los empleados necesiten, como por ejemplo, un nuevo escritorio, una computadora, una silla más confortable o incluso un poco más de privacidad.
Ahora bien, si la oficina cuenta con muchos empleados, la comunicación personal podría no ser la forma más eficiente, para ello puede hacer uso de la tecnología y crear encuestas en línea que le permitan conocer un poco más la opinión del personal.
Otro de los pasos importantes dentro de la planificación es el establecimiento de un presupuesto, en este sentido, es fundamental conocer el costo relacionado de cada uno de los proceso de la mudanza, entre los que se incluyen compras, despachos de proveedores, pago de personal, contratación de empresas, transporte, pago de servicios y en general, todos los gastos que involucra la movilización.
Finalmente, haga un registro de todas las cosas dentro de su oficina, incluyendo mobiliario, equipos electrónicos, papelería, documentación, y por supuesto el número de empleados. Además es fundamental que converse con los supervisores y gerente con la finalidad de idear un plan de trabajo que permita laborar durante este proceso.
El embalaje y la preparación
Esta fase de la mudanza puede demorar bastante, sobre todo si la oficina es muy grande, para esos casos es conveniente comenzar dicho proceso con 3 a 6 meses de anticipación. Lo primero es buscar a una empresa responsable que se encargue de embalar, movilizar y supervisar la mudanza.
Asegúrese de buscar las mejores opciones, busque en internet, converse con otras personas que se hayan mudado y encuentre una empresa que ofrezca la mejor relación costo beneficio. Recuerde que toda mudanza involucra, transporte, camiones, cajas, equipo de limpieza y material para embalar.
Converse con sus empleados para que ellos mismos vayan guardando las cosas en función a su dinámica laboral diaria, es decir, que empaquen primero lo que menos necesitan y así progresivamente hasta haber empacado la totalidad de los objetos.
Al momento de seleccionar las cajas para la mudanza tenga en cuenta que en el mercado existen muchas opciones disponibles, que varían en función al tamaño, tipo y uso de los objetos a embalar. En este sentido, podemos conseguir cajas de cartón, apilables, de plástico, de madera, entre otras.
Verifique con la empresa de mudanzas algunos detalles, tales como flexibilidad, horario de trabajo, tarifas y servicios incluidos como la limpieza. En este punto es muy importante conversar con el administrador del nuevo edificio para llegar a un acuerdo que garantice el éxito de todo el proceso.
Aproveche la mudanza para deshacerse de artículos viejos y mobiliario en desuso, para ello podrá venderlos, donarlos o botarlos en caso de que ya no sirvan. Así mismo, es importante que realice reuniones periódicas con los empleados para constatar el estado de la mudanza.
La movilización
Antes de realizar la movilización recuerde etiquetar todas las cajas, identificando con claridad su contenido, además en esta fase es fundamental la realización de una lista que contenga toda la información referente al número de las cajas y a su contenido.
Converse con sus empleados y notifíqueles que el día ha llegado, es importante que ellos sepan dónde deben estar, cuál será su función en la mudanza, qué roles deben desempeñar, entre otros aspectos.
Asegúrese que todos los servicios públicos, tales como agua, electricidad, telefonía, cable y gas, se encuentren disponibles en el nuevo edificio, de esta forma no tendrá inconvenientes al momento de su llegada.
Finalmente, termine de empacar los objetos de última hora, si bien es cierto que el proceso de empacado ya fue superado, al final siempre quedan cosas pendientes por recoger. Por último, recuerde identificar y mantener a mano los objetos más necesarios.